Cómo montar un negocio y no morir en el laberinto administrativo


Ya lo has decidido: quieres vivir de eso que te apasiona y que tan bien sabes hacer. Así que vas a montar tu negocio. Has hecho una valoración de lo que necesitas para comenzar, todo el equipo y su presupuesto.

Has pensado y estructurado los pasos que vas a ir dando en tu negocio, qué vas a vender y en qué momentos. Sabes quiénes son tus clientes y dónde encontrarlos.

Vamos allá.

Pero hay algo que te va a frenar desde el momento cero. Sí, desde antes incluso de empezar.

El papeleo y los trámites con las administraciones.

No te voy a engañar, todo este tema es muy engorroso.

No tienes ni idea, en principio, de qué debes hacer, así que te pones a buscar información como loco en internet. Y, en el mejor de los casos, ves que la tarea es hercúlea. En el peor, desistes.

Te voy a hablar de mi experiencia y de lo que es obligatorio hacer, de lo que es opcional y cuándo y cómo hacerlo y te daré un consejo desde mi propia experiencia.

Paso 1. NO, no tienes un negocio.

Lo primero que tienes que hacer es ser consciente de en qué punto de la vida de tu negocio te encuentras. Y, a no ser que tengas muchísimos pedidos y la forma de abordarlos convenientemente, resulta que no tienes negocio.

La ventaja es que, en ese caso, no tienes nada que pagar.

Estás pensando empezar a crear algo, pero hasta que no vendas, no tienes un negocio, tienes la intención, pero nunca vale sólo con eso.

Sin embargo, nos tienen metido en la cabeza que lo primero es darse de alta en la Seguridad Social, el famoso pago (por no decir robo) de Autónomos. Eso que denominamos vulgarmente “voy a montar algo por mi cuenta”.

Y también tienes que hacer algo en Hacienda, en la Agencia Tributaria, aunque no sabes muy bien el qué.

Pues bien, es al contrario. “Eso de Hacienda” es lo primero que tienes que hacer. Las obligaciones con Hacienda son las primeras que debes cumplir. Es decir, cada vez que vendas algo, debes cargarle el IVA correspondiente al cliente y luego pagarlo, trimestralmente al Estado.

Y de esas declaraciones también saldrán todos los datos que posteriormente necesitará la Administración para tu declaración del IRPF.

Paso 2. Darse de alta en la Seguridad Social.

En teoría, entre que nos damos de alta en Hacienda y que hacemos lo propio en la Seguridad Social no deben pasar más de 30 días. Naturales.

Actualmente, aunque mejorable, el panorama para los autónomos ha mejorado.

La cuota del primer año no es un regalo, pero es asumible.

Y la del segundo tampoco es un robo: de hecho, si hemos hecho bien el trabajo, el segundo año deberíamos ya estar facturando lo suficiente para que la cuota no nos quite el sueño.

Mi consejo, sé lo más legal posible.

Paso 3. Lo que te puede pasar si no cumples con los plazos de la Seguridad Social.

Si no realizas estos pasos previos, alta en Hacienda y luego, tras 20-30 días, el alta en la Seguridad Social, te cobrarán todas las cuotas pendientes (todos los meses desde que te diste de alta en Hacienda la primera vez) y además te caerá una multa.

Hay vacíos legales, pero… ¿de verdad quieres andar de abogados y jucios? Yo no, ni aunque esté segura de que voy a ganar.

Tú decides. 

Obligaciones con Papá Estado.

Independientemente de que no te des de alta en la Seguridad Social, deberás cumplir con tus obligaciones trimestrales con Hacienda.

Llevar la contabilidad de un pequeño negocio no es difícil, sobre todo en principio cuando gastos e ingresos son pocos, pero, si me permites un consejo, aunque lleves tu contabilidad, deja que del papeleo se encargue alguien que sepa.

Yo tengo, desde el principio, mi propia gestoría de confianza. Pero sé que hay muchas asesorías especializadas en negocios que trabajan basándose en internet. Así como sistemas de facturación y contabilidad automatizados que te facilitarán muchísimo la vida.

Ellos te indicarán cuándo y cómo debes actuar para cumplir con tus obligaciones, y te ayudarán con dicho trabajo.

Siempre es mejor delegar esos trabajos en especialistas que están siempre al día y que evitarán que “se te caiga el pelo” con la última normativa de la que no te enteraste.

El paso 0. Buscar una gestoría.

Antes de dar tu primer paso te aconsejo que busques una gestoría (puedes ponerte en contacto conmigo y te recomendaré alguna).

Ellos te informarán de todo y te harán el primer trámite, el alta en el epígrafe o epígrafes necesarios en Hacienda. Y si quieres, también en la Seguridad Social.

Posteriormente, te presentarán todas tus declaraciones trimestrales y, si lo contratas, incluso te llevarán la contabilidad.

Mi negocio necesita permisos especiales.

En el caso de que tengas un negocio algo diferente al mío, trabajo en casa y sólo necesito hardware informático y software, eso sí, legal, con más razón necesitas una gestoría que tenga amplios conocimientos de tu sector y que te pueda guiar en la petición de los permisos necesarios.

Hazme caso, es mejor pagarles a ellos que perder cientos de horas intentando ocuparnos nosotros de esos trámites. Esas horas que ganas las puedes dedicar a lo que sabes hacer y que te va a dar, a la larga, unos beneficios.

Una alternativa de facturación.

Actualmente están muy de moda las cooperativas de facturación. Pero ten cuidado, no cualquiera vale.

Pero después de los ataques de determinados gobiernos contra ellas, no es la solución más aconsejable.

Piensa que ahora las facilidades para nuevos autónomos son más. Y seguirán mejorando (aunque lentamente, eso lo sabemos) en el futuro.

En cualquier caso, lo mejor es tener bien pensado y organizado el negocio antes de lanzarse a darse de alta. Todos queremos trabajar cuanto antes, facturar y ganar dinero.

Pero mejor ser prudente y montar el sistema de venta antes de intentar vender, ¿no?

Como ves, alternativas no faltan si quieres seguir adelante.

¿Te frenan los trámites administrativos para empezar tu negocio? ¿Cuentas con los servicios de una gestoría o eres de los que prefiere tener todo el control? ¿Te ha surgido algún impedimento más para empezar aparte de los que yo aquí señalo? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!

Imágenes propiedad de Paramount Pictures

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