La agenda de reuniones en un negocio online


Cuando uno tiene un negocio tiene que hacer frente a una serie de tareas que no son únicamente aquella para la que montamos el negocio.

Ojalá pudiéramos dedicarnos sólo a diseñar, a auditar, a realizar sesiones de terapia o a dar clases online a nuestros clientes.

Pero en un negocio hay otras muchas facetas que deben ser atendidas.

Y una de ella es la de las reuniones.

El sistema que te voy a explicar sirve para tener reuniones de valoración o de formación con tus clientes, pero también para vender sesiones de asesoría o de terapia.

Y podrás usarlo en su versión “reunión online” o en su versión “cita presencial”.

Agenda de reuniones: las dos herramientas imprescindibles.

Cuando vamos a permitir que nuestros clientes fijen una reunión con nosotros y nos vamos a reunir online tenemos que tener claro que necesitaremos dos herramientas.

  1. La herramienta que permite a nuestro cliente fijar fecha y hora para la reunión y que nos lo comunica, introduciéndolo en ambos calendarios, el nuestro y el del cliente.
  2. En caso de una reunión online, la herramienta de comunicación, es decir, la herramienta de video conferencia.

Tener un buen sistema de agenda y calendario, es algo que se hace imprescindible si vendes sesiones de cualquier tipo en tu negocio, bien sean sesiones presenciales o sesiones online.

La única diferencia es que, en las sesiones presenciales, la segunda herramienta que he comentado no es necesaria.

Pero en todos los negocios de venta de servicios tenemos que tener, más pronto o más tarde, una reunión con el cliente.

Puede que nuestro primer contacto sea en una sesión en la que nos conocemos con el cliente, le presentamos el servicio que le recomendamos y nos consulta las dudas.

O puede ser una sesión de formación o consultoría, cuando el trabajo está en marcha o a punto de concluir.

Y lo mejor es que esa reunión sea en una hora y día que nos convenga a ambos. Para eso sirven los sistemas de agenda.

Las agendas virtuales.

Si quieres permitir que tu cliente, o posible cliente, seleccione el día y la hora para una determinada sesión, sea del tipo que sea, pagada o gratuita, online o presencial, para conoceros o para trabajar juntos, necesitas un sistema de agenda virtual.

En estos sistemas tú, como gestor de la agenda, determinas qué días y qué horas tienes disponibles para esas reuniones online.

El cliente entra en el sistema de agenda y selecciona, de entre todas las opciones, la que más le conviene.

Una vez confirmado, se enviará una notificación a ambas partes. Y también se incluirá la cita en tu calendario, el que tengas conectado, y en el del cliente, si así lo desea.

Agenda virtual: ¿en tu web o como un servicio externo?

Configurar un sistema de agenda virtual en tu web hecha en WordPress es posible. Pero te adelanto que los plugins para citas – las reservas en hoteles son más sencillas, al ir por días – son complicados de entender y de configurar, por no hablar de su precio, que nunca suele ser barato.

Eso sí, su funcionamiento es excelente.

Pero si no tienes una tienda online o, simplemente, no quieres complicaciones o grandes inversiones, puedes elegir un sistema externo.

Actualmente, los más extendidos son Book Like a Boss y You Can Book Me.

Personalmente, me gusta más éste último, y es el que utilizo.

Estos sistemas externos se configuran vinculando con tu calendario, vinculando con un sistema de pago (si las sesiones van a ser de pago y las paga el cliente al reservar) y configurando todos los mensajes, cantidad de emails y el diseño que va a tener el sistema.

Y, por supuesto, configurando en esta aplicación externa los días y horas que tienes disponibles.

La última fase, la reunión online.

Una vez que el cliente ha reservado la reunión online en la agenda virtual, es el momento de pensar en la segunda herramienta, aquella que utilizaremos para tener una video conferencia.

Siempre hablamos de tener “una reunión por Skype”, pero lo cierto es que es una herramienta que, al menos a mí, me ha dado muchísimos problemas.

Para empezar, tu cliente tiene que tener una cuenta en Skype, y saber usarlo. Y esa es una premisa que no se da tan a menudo como nos gustaría.

Además, a medida que avanza la sesión, si la conexión no es muy buena, la comunicación va perdiendo calidad.

Por eso yo me he pasado a appear.in.

Esta herramienta es tan sencilla para tu cliente como hacer click en el enlace que tú le envíes, ‘et voilà’, aparece en una página con dos pantallas, la tuya y la de tu cliente. Es una sala de videoconferencia extremadamente sencilla de usar.

Sin que tu cliente tenga que hacerse una cuenta. Aunque tú sí la necesitas, para generar la habitación de chat. Pero es mucho más sencillo de configurar que Skype.

Un consejo: sé inteligente con tu  agenda.

Llegados a este punto, y ante la fiebre que se puede desatar en ti, querido lector, por crear tu cuenta y empezar a ofrecer (y vender) sesiones online, te quiero dar una pequeña advertencia.

Piensa cuál es el trabajo central en tu negocio. Y piensa qué horas necesitas al día y a la semana para ejecutarlo.

Y en las horas residuales, las menos productivas, pon tus horas libres de agenda.

Si permites que cualquier usuario reserve una reunión a cualquier día y a cualquier hora, el resultado será que tendrás que dejar un trabajo para dedicarte a otro, la reunión, y luego volver al trabajo inicial, con la consiguiente pérdida de productividad.

Y, por supuesto, si tienes clientes en distintas latitudes del mundo, piensa en ellos y genera franjas que también a ellos les sean cómodas.

Y que a ti no te sean incómodas.

Finalmente, te invito a que busques tu propio sistema, quizás un día sólo para citas a la semana, o quizás determinadas franjas todos los días. O quizás sólo unas franjas reducidas y unos días puntuales.

Tú decides, pensando en ti, en tu trabajo y en tus clientes.

Quiero dejar claro que en este post sólo explico la parte lógica de agendar reuniones. Como un primer paso y para darte a conocer herramientas y procesos que quizás no conocías.

Pero, si lo necesitas, puedo ayudarte a gestionar técnicamente la herramienta que yo utilizo, youcanbook.me. Verás que es muy sencillo y que cualquiera puede hacerse un maestro de las citas, las reservas y las reuniones online.

¿Te gustan las reuniones online? ¿Las utilizas en tu negocio? ¿Conocías estos sistemas de agenda virtual o lo hacías al método tradicional, el que yo denomino “tocado y hundido” pues es como jugar a los barcos para encontrar un momento que convenga a ambos? Cuéntamelo todo en los comentarios, si te apetece.

Imágenes: AMC y Netflix

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