Usar Gmail para gestionar tus correos de empresa sin complicaciones una buena solución es


Seguro que tienes una cuenta de correo electrónico de Gmail. Es más, casi seguro que tienes más de una. Y puede que una de ellas sea la cuenta de correo que utilizas para tu pequeño negocio. Pero esa no es la forma de gestionar el correo de empresa con Gmail.

Y lo sabes.

Sabes que tienes que dar una imagen más seria, de más profesionalidad. Sabes que deberías hacerte un correo, al menos uno, que terminara con el típico @nombredetuempresa.com.

Pues hoy vas a aprender cómo. Y no sólo te voy a enseñar cómo hacerlo, sino además te enseñaré cómo usar Gmail para que manejar todas tus cuentas de correo vía web y de forma centralizada te ahorre problemas, costes y quebraderos de cabeza.

La importancia del correo de empresa.

Lo primero es dejar claro que debes utilizar un correo de empresa. Al menos desde ese correo de empresa es desde donde deben llegar las notificaciones, sean del tipo que sean, a tus clientes.

Y es que, inmediatamente, asociamos una cuenta de empresa terminada en @gmail.com a alguien que está empezando con su empresa, que no invierte mucho o que no se lo toma suficientemente en serio.

Así que tendrás que invertir un poquito y comprar un dominio y un hosting (o un hosting sólo para el correo de empresa, que también es posible). Si es que no lo tienes ya.

Pero, ¿por qué gestionar el correo de empresa con Gmail?

No es ni la primera (ni la segunda) vez que un cliente me llama o me escribe pidiéndome que le ayude a configurar el correo de empresa en el programa X o el programa Y. Te aseguro que explicar eso sin tener el ordenador delante es muy complicado.

Cada versión de cada gestor de correo es distinta, y cada proveedor de servicios también. Ahí, las posibilidades de meter la pata se hacen infinitas.

Así que suelo consultar a mis clientes si quieren que les redireccione las cuentas a su cuenta de Gmail. Y la respuesta siempre es sí.

Gmail es popular, y amigable.

Gmail es, ahora mismo y con permiso de Microsoft y sus cuentas hotmail y outlook, el proveedor de correos más popular. Es muy potente y no da apenas fallos.

Todo el mundo conoce su interfaz y tiene una o varias cuentas en Gmail. Vamos, que todos controlamos Gmail, al menos a nivel de usuario.

Gmail tiene muchísima capacidad.

A la hora de redireccionar una cuenta, o varias, de nuestra empresa es interesante que el buzón no se llene. Eso produciría problemas pues lo correos dejarían de llegar.

Y Gmail tiene muuuucha capacidad en sus buzones.

Gmail tiene grandes filtros de Spam.

gmail tiene grandes filtros de spamPuede que te parezca que eso no tiene importancia, pero el evitarte encontrar correos basura cuando quieres trabajar te ahorra un tiempo precioso.

Pero necesitarás que tu servidor de correo de empresa también esté bien configurado contra el spam.

Gmail permite que respondas como si fueras otro.

Sí. Tú respondes desde tu cuenta de Gmail y él es tan listo que sabrá hacer que tu cliente vea tu correo de empresa como remitente.

Tan sólo tienes que indicarle el camino en la configuración. Y Gmail trabajará, desde ese momento, de forma automática.

Piensa que en una tienda se suelen configurar, mínimo, tres correos diferentes (pedidos, soporte y contacto). Así que imagina ahora el tiempo que ahorras no teniendo que visitar diferentes cuentas y no teniendo que pensar en quién es el remitente.

Pero pasemos a la práctica.

Cómo crear cuentas de correo de empresa. En tu servidor.

Yo utilizaré mi servidor Plesk en Profesionalhosting (soy afiliada). Lo primero crearé una nueva cuenta, siguiendo los pasos que ves en las imágenes.

panel de correo en Plesk

 

Y aquí crearé la cuenta:

Crear cuenta de correo en Plesk

 

Me gusta dejar que el propio sistema genere una contraseña segura… total, no la voy a usar. ¡Tan sólo recuerda apuntarla!

Contraseña cuenta de correo en Plesk

 

Cómo redireccionar el correo entrante hasta nuestra cuenta de Gmail.

Ya podemos ver el correo en la lista de correos en el panel Plesk

listado de cuentas de correo en Plesk

 

Una vez creada la cuenta, le digo que quiero que me reenvíe el correo a mi cuenta personal de Gmail. Lo primero, la selecciono en el panel Plesk y hago click en la pestaña reenvío. Después añado mi cuenta de Gmail.

añadir dirección de reenvío en Plesk

 

Y ya está todo, ahora recibirás todos los correos que lleguen a esa cuenta en tu cuenta personal de Gmail.

 

Cómo configurar Gmail para que se responda a través de nuestro servidor con nuestra cuenta de empresa.

Los siguientes pasos los realizamos en nuestro navegador y nuestra cuenta Gmail.

configurar la salida del correo de empresa en gmail

configurar la salida del correo de empresa en gmail

 

Y completamos los datos, al igual que yo lo he hecho, para la respuesta. El servidor de correo entrante y saliente dependerá de tu compañía. Ellos te facilitarán los datos.

datos servidores smtp gmail

datos servidores smtp gmail

Como has activado el reenvío, tras el paso anterior te llegará un correo (reenviado) a Gmail con el código de verificación. En realidad, está entrando en tu bandeja de entrada de empresa, pero si tienes hecho el reenvío, te llegará copia a Gmail también.

validación salida correo empresa desde gmail

Y ya está, por fin nos aparece en nuestra consola de Gmail.

vista de correos de empresa en gmail

 

Un último apunte: vaciar nuestros buzones del servidor.

De vez en cuando debes acceder a tu cuenta, usando un servicio webmail (el buzón se abrirá en una entana del navegador) e introduciendo tu contraseña, para limpiar el correo que se va almacenando, pues lo normal es configurar para que a Gmail llegue una copia pero el original se mantenga en la cuenta de empresa.

abrir correos de empresa en el navegador

 

Espero haberte ayudado a decidirte a usar tus cuentas de empresa con este post. Y si  quieres que hable o explique cualquier otra cosa, ya sabes, no tienes más que pedirlo en los comentarios.

correo de empresa en gmail

Imágenes: Lucasfilm


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