Puede que no sean los personajes más “simpáticos” de la serie, pero lo cierto es que los Lannister siempre pagan sus deudas, o al menos se precian de ello. Y de eso, de pagar y de deudas, voy a hablarte en esta serie de posts, en los que iré desvelando y descifrando tus obligaciones contables, la mejor manera de gestionar tu negocio y qué son todos esos documentos que debes tener y conocer para que tu negocio funcione a la perfección.

Cómo controlar tu contabilidad… y los impuestos.

Empezaré hablándote de los pagos que debemos hacer trimestralmente, de forma obligatoria, si montamos un negocio, de cómo se calculan las cantidades y de la mejor forma de llevar el control sin perder ni el tiempo… ni la cabeza.

El primer paso es pagar nuestras deudas. Y sólo tendremos deudas, con las administraciones públicas al menos, si tenemos ingresos. Por ello es tan importante el tema de la facturación y del cobro de las facturas.

Por ello, más adelante te explicaré cómo se emite una factura y los tipos de facturas más usuales para tu negocio, así como algunas aplicaciones que nos pueden ayudar en la tarea de facturar y gestionar dicha facturación.

Además, te contaré algunas opciones que tienes a la hora de vender tus servicios o productos y cobrarlos cuanto antes.

También te explicaré el sistema que yo sigo, y te mostraré algunas plantillas que quizás te sean útiles para controlar tu negocio a nivel contable.

Tener un negocio y conservar la camisa.

Por último, hablaremos de todos los gastos que tienes como empresa, usando una utilísima aplicación, ganadora de un premio, de la que ya te he hablado en otras ocasiones: la calculadora freelance de Laura López Fernández.

Como ves, es muchísima información y no sería lógico intentar condensarla toda en un sólo artículo, así que este será la primera parte de una serie de ellos centrado en la gestión contable de un negocio, a un nivel básico pero fácil y funcional a la vez.

Los Lannister siempre pagan sus deudas […]

Y los autónomos también deberían poder pagarlas. Por ello es tan importante que seas capaz de controlar y conocer, a nivel básico, tu contabilidad.

Aunque siempre te digo que dejes todo el papeleo en manos de una gestoría (por ejemplo, el alta en Hacienda – modelos 036-037 – y también en la Seguridad Social) y que sean ellos los que presenten por ti las declaraciones de impuestos trimestrales, lo cierto es que debes estar al tanto de lo que hacen.

Conocer (y colaborar con) el trabajo de la gestoría te permite tener más control sobre tu negocio y saber hasta dónde puedes llegar con tus gastos.

Las declaraciones trimestrales.

Un autónomo debe hacer declaraciones de impuestos tanto trimestrales como anuales. Trimestralmente (en abril, julio, octubre y enero) se deben presentar las declaraciones de IVA y de IRPF.

La declaración del IVA.

Cada vez que haces una venta debes emitir una factura (que puede ser simplificada si el comprador no es una empresa o autónomo) y en ella debe incluirse el IVA. Dependiendo de tu negocio el porcentaje de IVA varía desde el 4% al 21%.

Ese porcentaje es un ingreso que no es para ti, sino para el fisco, y debes rendir cuentas trimestralmente de él. Así que te recomiendo que reserves esa parte de los ingresos y no te encontrarás con sorpresas desagradables cada tres meses.

El modelo 303 y los libros de ingresos y gastos.

El modelo que deberás presentar (o que presentará la gestoría por ti) es el 303. Y para cumplimentarlo debes llevar correctamente tus libros de ingresos y gastos.

Los libros de ingresos y gastos del autónomo (o empresa) son dos libros obligatorios que pueden ser solicitados en una inspección de Hacienda o de Trabajo. Son sencillos de rellenar y todas las gestorías tienen unos modelos informatizados, que son igual de válidos que en papel.

Como acabo de comentar, estos libros son la base de las declaraciones tanto de IVA como de IRPF, trimestrales y anuales.

La declaración del IRPF. El modelo 130.

Trimestralmente debemos también presentar una declaración de IRPF, es decir, que debemos pagar un tanto (normalmente otro 21%) de nuestros BENEFICIOS a Hacienda.

Lo he escrito en mayúsculas para resaltar que sólo deberemos pagar si tenemos beneficios. Y los beneficios son los ingresos a los que se les han restado los gastos (y dentro de los gastos incluimos los gastos de amortización si tenemos equipos no consumibles).

El modelo más usual para los autónomos es el 130.

Las declaraciones anuales.

Existen, además, otro tipo de declaraciones que son anuales, unas de carácter informativo y otras orientadas al control.

Declaraciones informativas basadas en las declaraciones trimestrales.

Como declaraciones informativas tenemos que presentar, en los primeros 30 días del año, los modelos que resumen nuestras declaraciones trimestrales del IVA (en este caso se usa el modelo 390) y del IRPF (usando el modelo 190).

Al ser declaraciones informativas, si estamos al día con los pagos, no implicarán ningún pago adicional.

Declaraciones informativas anuales no relacionadas con IVA o IRPF.

Aparte de las dos declaraciones mencionadas anteriormente, que son obligatorias para todos, hay otras dos declaraciones que sólo será obligatorias en determinadas circunstancias.

Modelo 349: sólo si realizas operaciones intracomunitarias.

El modelo 349 es una declaración informativa para la Agencia Tributaria en la que se detallan todas las operaciones, tanto en la sección de gastos como en la de ingresos, que tienen lugar con entidades fuera de España pero dentro de la Comunidad Europea.

Para realizar este tipo de operaciones – en las que el IVA, para empezar, varía respecto al español y puede quedar anulado – es necesario estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).

De nuevo te aconsejo que pidas a la gestoría que se encargue del papeleo para el alta, que es gratuita, pero el testamento… digo el modelo, es larguísimo y complicado de rellenar. Ellos, además, te indicarán si debes presentarlo de forma anual, trimestral o mensual, como más ventajoso sea para ti.

Modelo 347: La declaración anual de operaciones con terceras personas.

Este modelo se presenta en el mes de febrero, pero lo incluyo dentro de las obligaciones anuales de principio de año.

Este modelo se presenta sólo y exclusivamente si has tenido operaciones (una o varias) con clientes o con proveedores que superen los 3.000 euros a lo largo del año. También si has facturado (o te han facturado) 6.000 euros en efectivo – a lo largo del año y con un mismo cliente o proveedor.

La declaración de la renta, como todos.

Para realizar tu declaración del IRPF deberás basarte en las declaraciones anteriores que hemos ido nombrando, además de todos los demás ingresos y deducciones que tengas.

Como sabes, se presenta a mediados de año, entre abril y junio. Y no hablaremos más de esta declaración pues es de sobra conocida por todos y no es exclusiva de los autónomos.

Las obligaciones son muchas y diversas, por ello te recomiendo siempre que las lleve un experto que esté al día de la normativa. Pero eso no implica que tú te despreocupes. La gestión de facturas y de los libros, así como saber cuánto (aproximadamente) debemos pagar trimestralmente en impuestos, nos ahorrará más de un susto y más de un dolor de cabeza.

¿Has puesto ya en marcha tu negocio? ¿Cuál es tu experiencia con las declaraciones de impuestos? ¿Lo haces tú o lo gestiona tu gestoría? ¿Llevas tu propia contabilidad? Cuéntanoslo todo en los comentarios y trataremos de ayudarte y guiarte entre todos.

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