Como diseñadora, una de las primeras cosas que tuve que hacer al empezar a poner en pie mi negocio nada tenía que ver con el diseño: lo primero que me pidieron fue que facturara mi trabajo legalmente.

Los Lannister siempre pagan sus deudas y, estoy segura de ello, siempre piden – o emiten – una factura. ¡Es la garantía de un trabajo bien hecho!

A pesar de que mi especialidad es el diseño web, he preferido comenzar escribiendo en mi blog sobre cómo puedes crear un negocio con pocos recursos. Te he hablado sobre lo más básico que necesitas saber y las obligaciones que debes cumplir. También te he dado una serie de consejos para que “emprendas” inteligentemente.

Y ahora, en pocos pasos, te voy a explicar qué es una factura y cómo se genera, te hablaré de algunos tipos de facturas y, finalmente, te presentaré una herramienta de facturación online, para cuando tu negocio crezca.

La temible factura, ¿qué es?

Una factura es un documento legal que acredita que se ha vendido un producto o se ha prestado un servicio. Debe ser emitida en el momento de la venta o prestación del servicio.

Cuando tienes tu propio “chiringuito” debes siempre, siempre, siempre y en todos los casos, facturar. No importa que quien compre sea otra empresa (o autónomo) o que sea un particular.

Facturar es la razón por la cual nos convertimos en trabajadores autónomos, dado que de otra forma no es posible facturar (¿o sí?). Pero recuerda que mientras no tengas que facturar, no tienes porqué convertirte en autónomo. Sólo los ingresos indican que tienes un negocio. Antes de los ingresos, sólo lo intentas, sólo es un proyecto.

Como autónomo, puedes desgravarte, trimestralmente, todas aquellas facturas – relacionadas con el ejercicio de tu profesión – que hayan emitido a tu nombre como cliente. Así que debes adquirir la costumbre de pedir una factura siempre que compres cualquier elemento para tu negocio.

Cómo se emite una factura y qué debe contener.

Emitir una factura es un proceso delicado pero, por otra parte, nada complicado. De hecho, si tienes pocas ventas, lo mejor es que tú mismo te encargues de la facturación usando un programa de cálculo, como Excel o Numbers, o incluso un programa de hojas de cálculo en la nube: me estoy refiriendo a las hojas de cálculo de Google Drive.

En una factura debe aparecer, para empezar, la palabra que indica que tipo de documento es, es decir, que hay que escribir la palabra “Factura” en la parte superior y bien visible.

Deben aparecer el nombre y los datos del comprador del producto o servicio. Si es un autónomo deben aparecer su datos y su NIF. Si es una empresa, su CIF. En el caso de que sea un particular, se puede emitir una factura simplificada, es decir, una factura en la que no aparecen los datos del comprador, pero el resto es exactamente igual.

Deben aparecer también todos tus datos y, si lo tienes, puedes poner tu logotipo. Pero es algo opcional.

Es imprescindible que aparezca la fecha de facturación, que debería ser la de la compra del producto o servicio. Los servicios son algo muy particular y de su forma de cobro y facturación te hablaré en otros artículos.

También debe aparecer el número de la factura. Dichos números son, a lo largo de un mismo año, correlativos. Es decir, no puedes eliminar ni repetir ningún número. Es un sistema de control que se reinicia cada año.
Aparte de ese pequeño detalle, tú numeras a tu gusto: yo suelo poner el año, una barra y el número de orden de la factura. Pero si facturas mucho al mes, puedes incluir, además, el número o las iniciales del mes.

Tienes que incluir la descripción del producto o servicio que entregas, la cantidad, el precio y el IVA que se le aplica (en uno de los ejemplos ves la venta de un libro, que no tiene el usual 21%, sino un 4%). Y finalmente el precio final de cada producto o servicio.

En la parte inferior se calcula el importe total de todos los productos y/o servicios y se aplica, si es oportuno, el descuento.

Un descuento se aplica siempre sobre la suma de la base imponible, nunca sobre el total con impuestos. Y sobre el resultado del precio menos el descuento es sobre la cantidad que se aplica el IVA.

Por último, yo suelo incluir los métodos de pago que admito (transferencia bancaria, Stripe, Paypal, etc). Pero si lo he acordado con el cliente previamente, tan sólo incluyo el método de pago acordado y mi número de cuenta o mi cuenta en cualquier plataforma de pago.

Las facturas, como curiosidad, no son un documento que deba firmarse, pero si un cliente te lo pide, como uno de mis clientes suele hacer, pues la firmas y ya está, ¡no cuesta nada!

Aquí tienes un par de ejemplos en los que puedes ver lo que acabo de explicarte. Haciendo click sobre la imagen accedes a una ampliación.

Tipos de facturas.

Existen varios tipos de facturas. Para empezar, la factura ordinaria, que son las que acabo de presentarte en los ejemplos superiores.

También te he comentado que, cuando facturas de forma más artesanal, puedes cometer errores. No es el fin del mundo, puedes emitir una factura rectificativa, que anula la anterior. Sirve también en caso de devoluciones.

Existe la factura simplificada, de la que ya te he hablado. Cuando tu cliente es un particular y no necesita la factura para presentarla en ninguna declaración de impuestos, se puede emitir una factura simplificada, en la que no aparecen sus datos.

Es muy conveniente cuando no queremos ahuyentar a nuestros clientes en la tienda online. Es más fácil que el cliente compre si no tiene que pararse a dar muchos datos, algo que a todos parece asustarnos mucho en este mundo moderno.

Esta factura puede que no sea necesaria para tu cliente, pero en el fisco la necesitan para saber que tú has vendido y has tenido esos ingresos.

Y, aunque hay más tipos, terminaré hablando de la factura Proforma, que es una “imitación de factura”. Se emite sin número de factura y se indica claramente que es proforma. Por lo demás, es exactamente igual a una factura ordinaria.

Sirve para concretar con el comprador una posible transacción. Se usa mucho con administraciones públicas y en el comercio internacional. Es una “muestra” de lo que será la factura, sobre todo cuando la compra depende no sólo de una persona, sino de una entidad.

Empresas de facturación.

Te he explicado cómo emitir una factura de forma artesanal y sin coste, haciéndolo tú mismo con un programa de hoja de cálculo. El problema de ello es que es demasiado manual y, por lo tanto, sujeto a errores.

Pero, actualmente, existen soluciones que te darán muchos menos fallos, automatizarán la gestión de las facturas y facilitarán tu contabilidad. Concretamente me estoy refiriendo a Quaderno y su quadernoapp.com.

Entrando en esa página podrás ver los distintos planes de pago que tienen y te podrás informar de cómo puedes trabajar con ellos. Incluso puedes probar su sistema de forma gratuita durante 7 días.

A modo de resumen.

Para muchos, el que les pidan facturar es un impedimento para realizar un trabajo. En España estamos demasiado acostumbrados a trabajar sin facturar y a pedir que nos hagan trabajos sin factura.

Es cierto que los impuestos son muy altos, pero no es menos cierto que si trabajamos sin facturar no estamos haciendo ningún bien ni a nuestro negocio, ni a nuestro colectivo, ni a nuestro país.

Buscar la forma de perder lo mínimo a la hora de trabajar es bueno, pero no hacerlo de forma ilegal. A la larga no va a beneficiarte: los grandes y buenos, facturan. Sin facturar no entrarás en el grupo de los que cobran lo que merecen por su trabajo.

Vuelvo a remitirte a un artículo en el que te aclaro algunas dudas sobre el alta en la Seguridad Social y cuando es “imprescindible” para facturar, pues el pago de dicha cuota suele ser el principal impedimento en nuestro negocio, por abusiva.

¿Es la facturación una necesidad en tu negocio? ¿Has emitido alguna vez facturas? ¿Facturas manualmente o usas un programa de facturación? Cuéntanos todas tus dudas e impresiones sobre este polémico tema en los comentarios.

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